Auditoría inalterable
Auditoría, hoja de ruta, firmas y versiones del PDF son de solo inserción: la base rechaza cambios y borrados, incluso a su administrador.
Nuevo Reportes e indicadores, y app de firma para Android
Su trámite documentario, cero papel y con firma digital
Plazos que se cumplen y expedientes que no se pierden: emisión con vistos buenos, firma con DNIe o certificado, derivación en días hábiles, reportes que cuadran con la bandeja y un portal donde el ciudadano presenta y sigue su trámite. Un solo sistema para su entidad, en la nube o en su red interna.
Conserva el flujo y el vocabulario del SGD 4.7: su personal no reaprende.
20documentos firmados en un lote, con un solo PIN
32 bytesviajan a la PC al firmar con DNIe; el PDF no sale del servidor
24 hMesa de Partes Virtual, sin crear cuenta
2 díashábiles para subsanar en línea (Ley 27444, art. 136)
Diseñado conforme a
TUO Ley 27444
Ley 27269 · firmas digitales
Ley 29733 · datos personales
Certificados de la TSL de INDECOPI (IOFE)
DNIe
PAdES-LT
Por qué cambiar
Lo que hoy cuesta tiempo, reclamos y papel
Cada fila es un problema real de las oficinas de trámite y lo que el sistema hace con él.
«¿En qué oficina está mi trámite?»El ciudadano llama o vuelve a ventanilla.
Hoja de ruta pública con QRConsulta con su código: oficina actual, movimientos y fecha de vencimiento.
Firmar uno por unoImprimir, firmar a mano y trasladar cada oficio.
Hasta 20 documentos por loteDesde la bandeja, con un solo PIN del DNIe o un certificado.
Plazos contados a manoLos feriados se olvidan y los vencimientos se pasan.
Días hábiles y feriados, automáticosSemáforo en la bandeja y alertas antes de vencer.
Un oficio sale con datos viejosSe cambió el destinatario, pero el Word ya estaba impreso.
No se firma un documento desfasadoEl sistema lo detecta y actualiza la cabecera con un clic.
Solo se presenta en horario de ventanillaColas, copias y cargos sellados.
Mesa de Partes Virtual 24 hConstancia en PDF con QR y huella de cada archivo.
Nadie puede probar qué pasóEl cargo está en un fólder y el registro se puede corregir.
Auditoría que no se reescribeSolo inserción, encadenada con huellas SHA-256.
Para quién
Un trámite documentario para cada entidad del Estado
Es un solo producto: lo propio de cada entidad es configuración y datos, no una versión distinta. Elija la suya y vea cómo se adapta.
Municipalidades
Del FUT en ventanilla a la mesa de partes en línea, con derivación entre gerencias y firma digital.
Gobiernos regionales
Expedientes que circulan entre direcciones regionales y sedes, con firma en lote y reportes por área.
Universidades e institutos
Trámites de alumnos, docentes y administrativos, con firma de constancias y certificados.
Salud
El documento administrativo —no la historia clínica— entre áreas, redes y la DIRESA/GERESA.
Educación · UGEL y DRE
Expedientes de IIEE, docentes y apoderados, entre áreas y entre la UGEL y la DRE.
Organismos y programas
Para cualquier entidad del Estado que no sea municipio, región, universidad, salud o educación.
El producto
Todo el ciclo del documento, en un solo sistema
Recorra los módulos. Las pantallas son recreaciones del sistema con datos de ejemplo.
Documentos que salen bien a la primera
Se redactan sobre las plantillas Word de la entidad, en un editor en línea, y el sistema impide que salgan incompletos.
- Vistos buenos designados: mientras falte uno, el documento no se firma.
- Cabecera siempre al día: si cambia el asunto, un destinatario o el firmante, se avisa y se actualiza con un clic.
- Número y fecha en lo firmado: se asignan antes de firmar y quedan impresos en el PDF.
- Confidenciales: solo los ven quienes participan en el documento.
- Anexos, referencias y grupos de destinatarios, para documentos administrativos y personales.
Firma digital con valor legal, también en lote
Quien firma elige su DNIe o un certificado digital importado en su perfil. La firma se valida antes de incorporarse al PDF.
- Hasta 20 documentos por lote desde la bandeja, con un solo PIN; el resultado es por documento.
- El PDF no sale del servidor: a la PC solo viajan 32 bytes por documento.
- Cadena de confianza, OCSP y sello de tiempo: certificados de la lista de INDECOPI; firma PAdES-LT.
- Sello visible ubicado según la hoja (primera, intermedias, última), sin pisar otras firmas.
- Encargaturas: el cargo sale con «(e)» o «(i)» cuando corresponde.
Cada oficina sabe qué atender y para cuándo
La bandeja de recepción muestra el plazo de cada documento en días hábiles, con semáforo y alertas en tiempo real.
- Recepción rápida y en lote: marque los no leídos y recíbalos de una vez, hasta 50, con su número cada uno.
- Derivación directa por tramos a una o varias oficinas o personas, con proveído y plazo propio.
- Respuesta dirigida a quien firmó: la respuesta se prepara a la atención del firmante del documento recibido.
- El expediente vuelve a quien derivó cuando el tramo se atiende o archiva.
- Archivo con motivo de una lista cerrada; al ciudadano se le avisa.
- Alertas en vivo: visto bueno pendiente, derivaciones y plazos por vencer.
Mesa de Partes presencial y virtual
La ventanilla registra lo que llega de fuera; la Mesa de Partes Virtual recibe las 24 horas, sin crear una cuenta.
- Correo verificado por código de un solo uso; DNI, carné de extranjería, pasaporte o RUC.
- Archivos validados por su contenido antes de aceptarse.
- Constancia en PDF con código, QR, fecha de presentación y huella SHA-256 de cada archivo.
- Regla de horario: después de la hora de corte, en fin de semana o feriado, se presenta el siguiente día hábil.
- Observación y subsanación en línea, por única vez, en 2 días hábiles; si no se subsana, «no presentado».
El ciudadano sigue su trámite; cualquiera verifica un documento
Un portal público, sin cuenta, que responde lo que antes se preguntaba por teléfono.
- Consulta por código o por número de registro más el documento de identidad.
- Hoja de ruta por oficinas, con la fecha de vencimiento en días hábiles.
- Verificación por código o QR: firmantes y huella del PDF firmado.
- Cotejo en el navegador: el PDF se compara sin subirse a ningún servidor.
- Notificación de la respuesta por correo, con acuse, si el ciudadano la autorizó; avisos también por SMS, WhatsApp o llamada.
Reportes que cuadran con la bandeja
Los reportes del SGD 4.7 con sus nombres, filtros y columnas, más indicadores de gestión que el SGD no tenía. Cada persona ve solo lo de su ámbito.
- Paridad con el SGD 4.7: Emitidos, Recibidos y Externos, con sus seguimientos por vencimiento (vence hoy, próximo a vencer, vencido…).
- Indicadores propios: resumen por unidad, plazos y tiempos de atención en días hábiles, firmas y vistos buenos, Mesa de Partes Virtual y notificaciones, productividad.
- Tablero en Inicio, con filtro de periodo y unidad.
- Lo que se ve es lo que se exporta: Excel, PDF y CSV con las mismas filas; los grandes se generan en segundo plano y avisan al terminar.
- Hoja de ruta del expediente en PDF, con los días hábiles que pasó en cada oficina.
- Acciones con colores por significado y ayudas
- Recepción rápida y en lote
- Respuesta dirigida a quien firmó
- Avisos en vivo
- Modo claro y oscuro
- Adaptable a celular y tablet
App de firma para Android
Firme los pendientes desde el celular
Con el mismo usuario del sistema y el certificado digital asignado por su entidad, custodiado en el servidor de firma.
- Por firmar y Firmados, en dos pestañas, con búsqueda y filtros por fecha, tipo y prioridad.
- Vista previa del PDF y firma de uno o de varios a la vez; la contraseña del certificado se pide en cada firma.
- Aviso de «documento nuevo por firmar», también con la app en segundo plano o cerrada.
- Dispositivo vinculado y revocable por la persona o el administrador; desbloqueo biométrico y cierre por inactividad.
- Sin capturas de pantalla y conexión cifrada con fijación de la clave del servidor.
Android 8.0 o superiorModo claro y oscuroFirma PAdES
Comparativa
Papel, SGD tradicional y SGD Cero Papel, lado a lado
La columna del SGD tradicional resume lo documentado del SGD 4.7 en instalaciones revisadas; puede variar según la versión o la configuración de cada entidad.
| Criterio | Trámite en papel | SGD tradicional (tipo SGD 4.7) | SGD Cero Papel |
|---|---|---|---|
| Firma de documentos | Manuscrita, sobre papel impreso | Firma digital con firmador de escritorio | DNIe o certificado (.p12/.pfx), con OCSP, sello de tiempo y PAdES-LT; con certificado, también desde la app Android |
| Firmar varios a la vez | Uno por uno | No existe firma masiva | Lote de hasta 20 desde la bandeja, un solo PIN |
| Ubicación del sello | Donde caiga el sello | Sin posición configurable; firmas invisibles | Por hoja (primera, intermedias, última), sin solaparse |
| Permisos | Quien tiene el fólder, lo ve | No se verifican en el servidor | Verificados en el servidor por rol, oficina y participación |
| Plazos en días hábiles | Contados a mano | Calendario sin pantalla; vacío en las instalaciones revisadas | Feriados desde una pantalla; semáforo y alertas |
| Derivación | Hoja de envío en papel | Solo emitiendo un proveído | Directa, por tramos, con proveído y plazo propio |
| Mesa de Partes Virtual | Solo ventanilla, en horario | Existe; cargo y anexos descargables sin autorización | Correo verificado por código, constancia con QR y huellas SHA-256 |
| Observación y subsanación | En ventanilla | Manual: sin página de subsanación ni vencimiento automático | En línea, por única vez, 2 días hábiles; vence sola |
| Consulta del ciudadano | Por teléfono o en persona | Solo con el número secuencial; no muestra oficinas | Código o registro + documento; hoja de ruta y vencimiento |
| Notificación de la respuesta | Cargo físico | Acta en blanco para llenar a mano; sin acuse electrónico | Correo con PDF y acuse, con autorización registrada; avisos por SMS, WhatsApp o llamada; o ventanilla |
| Reportes | Conteo a mano | El archivo exportado no coincide con la pantalla; tope de 300 filas | Los mismos del SGD; pantalla, Excel, PDF y CSV con las mismas filas |
| Indicadores de gestión | No existen | Un solo resumen por oficina; no mide tiempos ni cumplimiento de plazos | Tablero, plazos y tiempos en días hábiles, firmas, Mesa de Partes y productividad |
| Documentos confidenciales | Sobre cerrado | La casilla «Confidencial» no se guarda | Visibles solo para quienes participan |
| Auditoría | Cuaderno de cargos | Registro mínimo | Solo inserción y cadena de huellas verificable |
| Catálogos (feriados, plantillas…) | No aplica | 13 catálogos sin pantalla: solo por SQL | Pantallas de configuración |
Para el ciudadano
Presentar, seguir y recibir la respuesta, sin hacer cola
-
PASO 1
Presenta
En la Mesa de Partes Virtual, a cualquier hora, o en ventanilla. Confirma su correo con un código.
-
PASO 2
Recibe su constancia
PDF con código, QR, fecha de presentación y la huella de cada archivo.
-
PASO 3
Consulta
Ve la oficina actual, la hoja de ruta y el vencimiento. Si lo observan, subsana en línea.
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PASO 4
Es notificado
Recibe la respuesta firmada por correo y confirma con un enlace; o la recoge en ventanilla. Los avisos pueden llegarle también por SMS, WhatsApp o llamada.
Seguridad y custodia
Pensado para resistir una auditoría
Las reglas viven en el servidor, no en la pantalla. Y lo que pasó con un expediente no se puede reescribir.
Cadena de custodia
Cada registro encadena la huella SHA-256 del anterior; un auditor comprueba meses después que nada cambió.
Ingreso protegido
Captcha propio, sin servicios de terceros, y bloqueo progresivo tras varios intentos fallidos.
Certificados bajo control
Solo el administrador los asigna; el titular fija su propia contraseña, que no se guarda. Cifrados con AES-256-GCM y Argon2id.
Firma verificable
PAdES con sello visible; cualquiera la verifica en el portal público con el código QR.
Permisos en el servidor
Cada acción se autoriza por rol, oficina y participación en el documento.
Portal público protegido
Límite de consultas, respuesta neutra y archivos validados por su contenido.
Sin duplicados
Un doble clic o dos pestañas no generan dos números, dos recepciones ni dos firmas.
Despliegue
En la nube, en su servidor o solo en su red interna
Un solo producto para todas las entidades: lo propio de cada una es configuración y datos, no una copia distinta.
Nube
Servidor Linux (Ubuntu 24.04) con su dominio.
- Respaldo diario programado
- Actualizaciones por versión
Servidor propio
Windows Server 2016 a 2025 o Linux, en su centro de datos.
- Solo los puertos 80 y 443 expuestos
- Respaldo diario programado
Red interna
El sistema queda solo en la red de la entidad, sin exponerse a internet.
- Mesa de Partes Virtual, verificación y seguimiento en un servidor público aparte
- Ese servidor solo alcanza la parte pública
Versiones controladas
Cada entidad instala una versión numerada, con sus sumas SHA-256.
- Verificación antes y después
- Vuelta atrás probada
- Sin secretos en los paquetes
Preguntas frecuentes
Lo que suelen preguntar las entidades
¿Qué necesita la PC de quien firma con DNIe?
Windows, un lector de tarjetas, el controlador del DNIe y el agente de firma que se entrega con cada versión. El PIN se escribe en la propia PC.
¿Se puede firmar sin DNIe?
Sí, con un certificado digital (.p12 o .pfx) que el administrador asigna a la cuenta; el titular fija su propia contraseña. Se valida igual: cadena de confianza, revocación y sello de tiempo.
¿Se puede firmar desde el celular?
Sí, con la app de firma para Android 8.0 o superior y el certificado asignado. Con DNIe se firma desde la PC.
¿Puede quedar solo en nuestra red interna?
Sí. El sistema no se expone a internet y la parte pública (Mesa de Partes Virtual, verificación y seguimiento) va en un servidor aparte. También puede instalarse sin parte pública.
¿Por qué medios avisa?
En el sistema, con alertas en vivo. Hacia afuera, por correo, SMS, WhatsApp o llamada; la entidad elige qué canal usa cada evento.
¿Qué reportes trae?
Los del SGD 4.7 (Emitidos, Recibidos, Externos y sus seguimientos) e indicadores propios, con tablero en Inicio. Todo se exporta a Excel, PDF o CSV con las mismas filas que se ven en pantalla.
Ya usamos el SGD 4.7. ¿Hay que reaprender?
No. Conserva su flujo y su vocabulario —emisión, despacho, recepción, derivación, Mesa de Partes— y corrige en el servidor lo que allí dependía del usuario. La migración de datos se evalúa en cada caso.
¿Qué pasa si un ciudadano presenta un sábado?
Se recibe igual. Después de la hora de corte que fije la entidad, en fin de semana o feriado, se tiene por presentado el siguiente día hábil; la constancia lo indica.
¿Dónde quedan los documentos?
En el servidor que elija la entidad, propio (Linux o Windows) o en la nube, con base de datos PostgreSQL y respaldo diario.
¿Tiene certificación oficial?
No afirmamos certificaciones que no tenemos. Las normas se citan como marco de diseño; la firma usa certificados de entidades acreditadas.
¿Se puede adaptar a nuestra entidad?
Sí, por configuración: nombre, logo, dominio, plantillas Word, unidades, tipos de documento, feriados y funciones activas.
¿Puedo probarlo antes de decidir?
Sí: la demostración en línea permite recorrer el sistema. Para una presentación guiada, escríbanos por WhatsApp.
Solicitar demo
Veámoslo con los documentos de su entidad
Cuéntenos cómo trabaja hoy su Mesa de Partes y le mostramos el recorrido completo.
- Emisión, visto bueno y firma en lote, en vivo
- Mesa de Partes Virtual y consulta del ciudadano
- Reportes, tablero de indicadores y la app de firma
- Qué necesita su servidor y las PC que firman